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as casi seis décadas de actividad minera por parte de la firma Patiño en el país, ha significado le generación de una extensa cantidad de documentos. Esta administración se ha caracterizado por registrar una metodología de trabajo para el tratamiento de sus documentos administrativos, desde la creación de las mismas, en sus distintas oficinas, hasta el depósito en cajas normalizadas con destino hacia su archivo definitivo.

Cada expediente se le fue asignado un número correlativo en la parte superior derecha, y en la parte inferior del lomo con otro número que identifica a las series documentales existentes. Para poder acceder a los antecedentes del expediente figura en la carpeta el “Nº del archivo interior” y también el “Nº del archivo posterior” que corresponde a la numeración correlativa.

En cada caja d archivo definitivo están inscritos los números correlativos de los expedientes.

En la parte interior de la tapa figuran las instrucciones para las transferencias, donde indica lo siguiente:

Instrucciones
sobre transferencias Archivo vertical

a) Sistema alfabético

Lo mejor es transferir todas las gavetas al mismo tiempo, al final de cualquier mes preferentemente. Quiten las carpetas en su orden regular, colocándolas tantas como quepan en la Caja de Transferencia (CT), repitiendo el proceso hasta que se haya trasferido todas. Marque alfabéticamente en la etiqueta de cada CT su contenido y las fechas extremas (de inicio y finalización de asunto).. Adicionalmente, es bueno numerar las CT y elaborar la entrada del contenido de cada uno de los expedientes transferidos que cada gaveta contiene.

Las guías no se transfieren, por lo tanto se requiere continuar archivando solamente un equipo nuevo de carpetas, para sustituir las que se transfirieron.

b) Sistema numérico

Primer plan: Transferencia la carpeta de una vez, al final de cada mes preferentemente, poniendo en orden numérico regular dentro de cada CT tantos documentos como pueda contener. Marque los números que contendrá cada CT en la etiqueta delantera. Segundo plan: Vea que las CT estén numeradas arriba. Retire solamente las carpetas que se han llenado completamente, escribiendo en cada carpeta las fechas de inicio y final y el numero de las CT (para que las carpetas pueda, después de retirada, ser fácilmente devuelta) . Marque la carpeta nueva para indicar el número de la caja de transferencia que contiene la carpeta. Bajo este plan, la idea es : 1) que las fechas de las fechas así marcadas puedan ser conocidas. 2) identificar la pertenencia de la carpeta después de ser transferida. 3) facilitar la ubicación de la anterior carpeta.

c) Otros sistemas

Siga las sugerencias, tanto como puedan aplicarse; es muy probable que se adecuen ampliamente.

d) Instrucción general

Cuando no se utiliza una carpeta es necesario transferir las guías, junto con los expedientes; pero el procedimiento es el mismo, solo que en este caso se requiere un nuevo juego de guías para los gaveteros.

El moderno método organizativo de la documentación en la administración Patiño, fue puesto en práctica posteriormente por la COMIBOL.